Privacyreglement

Dit privacyreglement van de praktijk beschrijft hoe we omgaan met persoons- en medische gegevens.
Persoonsgegevens

Om de patiënt goed van dienst te kunnen zijn, leggen medewerkers van de Huisartsenpraktijk bepaalde persoonsgegevens vast. Naast naam, adres en verzekeringsgegevens gaat het ook om medische informatie. Gegevens kunnen worden verzamelt tijdens consulten, behandeling of anderszins. Met deze gegevens moet zorgvuldig worden omgegaan. Voor de bescherming van de privacy is de praktijk gebonden aan wetgeving. Deze geeft aan op welke wijze de huisartsenpraktijk met persoonlijke gegevens dient om te gaan.
Medisch Beroepsgeheim

Volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) heeft elke arts en zijn of haar medewerkers een beroepsgeheim. Artsen moeten informatie, waarvan zij in hun werk kennis nemen, vertrouwelijk behandelen. Dat betekent, dat zij die informatie alleen mogen uitwisselen met andere artsen en zorgverleners bij wie de patiënt op dat moment in behandeling is. In alle andere gevallen moet de arts toestemming aan de patiënt vragen om informatie uit het medisch dossier door te geven.
Wet Bescherming Persoonsgegevens

Daarnaast is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) van kracht. Deze wet legt instellingen bepaalde verplichtingen op en geeft de patiënt een aantal rechten. Zo mogen instellingen alleen gegevens verzamelen voor het doel waarvoor ze worden verstrekt. De gegevens die de patiënt verstrekt mag te allen tijde ingezien worden, tenzij in strijd met het privacybelang van een ander. De patiënt kan de gegevens ook laten corrigeren, afschermen of laten vernietigen.

Beveiliging van gegevens

De huisartsenpraktijk heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat patiëntengegevens zorgvuldig worden behandeld :

Alle medewerkers die patiëntengegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntengegevens zijn gebonden aan geheimhouding.
Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk. Hiertoe zijn computers alleen voor betrokkenen medewerkers toegankelijk middels een  inlogcode en zijn ruimtes waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk.
Patiëntgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Medische gegevens worden in beginsel vijftien jaren bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren.

Inzage in dossier
De patiënt heeft het recht om zijn/haar medisch dossier in te zien of hier een afschrift van te vragen. Dit geldt ook voor de schriftelijke informatie in het dossier die is verkregen van andere (behandelende) artsen. Maar het geldt NIET als de informatie in het dossier over andere personen gaat en de privacy van anderen schendt. De persoonlijke werkaantekeningen van de arts maken geen deel uit van het medisch dossier en vallen daarmee ook buiten het inzagerecht van de patiënt.
Na overlijden
Nabestaanden hebben GEEN recht om het dossier van een overleden familielid in te zien (zij mogen alleen hun eigen dossier inzien).
Toch kunnen er na het overlijden van een familielid vragen zijn en het een en ander uitgezocht willen worden. Dan kan er contact opgenomen worden met de huisarts, deze bespreekt de vragen met de betrokkene. Vaak levert een gesprek, waarin overwegingen worden toegelicht, meer op dan inzage in een dossier.

Afspraak maken voor inzake dossier
Wil een patiënt zijn/haar dossier inzien, dan kan er het beste een afspraak worden gemaakt op het spreekuur. Het dossier kan dan worden ingezien en de huisarts kan dan direct vragen beantwoorden en/of zaken toelichten.
Kopie medisch dossier
Indien een kopie van een medisch dossier wordt aangevraagd, kan er contact worden opgenomen met de assistente, die dan overlegt met de huisarts. Het aanvragen van afschriften van het medisch dossier brengt kosten met zich mee : tot 100 kopieen E 0,23 per kopie tot een maximum van E 4,50 per verzoek. Als een kopie van een medisch dossier wordt opgehaald, moet de patiënt zich legitimeren met een geldig identiteitsbewijs; paspoort, identiteitskaart of rijbewijs.
Overdracht van een dossier
Als de patiënt een nieuwe huisarts kiest, is het belangrijk dat de nieuwe huisarts op de hoogte is van de medische geschiedenis. De medische geschiedenis staat in het patiëntendossier. Het is gebruikelijk dat de oude huisarts het dossier overdraagt aan de nieuwe huisarts. Hiervoor is een richtlijn opgesteld (KNMG; Advies voor overdracht patiëntendossier bij verandering van huisarts). Bij het uitschrijven bij de huisarts wordt het dossier van de patiënt aan de nieuwe huisarts overgedragen. Het medisch dossier wordt dan door de huisarts persoonlijk ofdigitaal via een beveiligde verbinding  overgedragen. De patiënt kan het originele dossier niet meekrijgen. Wel hebben zij altijd recht op inzage.
Overdragen van medische dossiers van kinderen van gescheiden ouders
KNMG Richtlijn:
Na een echtscheiding behouden beide ouders in de regel het ouderlijk gezag. Dat betekent dat zij gezamenlijk beslissen over de verzorging en opvoeding van hun kinderen. De beide ouders beslissen volgens de wet ook gezamenlijk over geneeskundige behandelingen voor hun kind en over zaken als het beëindigen van een behandelingsovereenkomst met een arts. Is het kind twaalf jaar of ouder, dan moet ook het kind toestemming geven voor geneeskundige handelingen. Kinderen vanaf zestien jaar beslissen hierover zelfstandig.

Wat betekent dit nu als één van de ouders samen met de kinderen wil overgaan naar een andere huisarts? Volgens de letter van de wet is het ook bij dit soort zaken aan beide ouders om hierover te beslissen, afhankelijk van de leeftijd als dan niet samen met het betrokken kind.
Na een ‘vechtscheiding’ kan alleen het feit dat de ex-echtelieden elkaar bij de huisarts kunnen treffen al een reden zijn om naar een andere huisarts uit te wijken. Toch is het aan de arts om erop te wijzen dat beide ouders het eens moeten zijn over de overgang naar een nieuwe huisarts. De huisarts doet er verstandig aan om niets achter de rug om van de andere ouder te doen. Tegelijkertijd moet de arts voorkomen dat een nieuwe huisarts, tot wie de kinderen zich waarschijnlijk gaan richten, verstoken blijft van noodzakelijke informatie.
Als de huisarts er, ondanks een klemmend beroep, niet in slaagt van beide ouders toestemming te krijgen voor de inschrijving bij een nieuwe huisarts, dan adviseert het KNMG de huisarts om beide ouders te laten weten dat hij een kopie van de dossiers overdraagt aan de nieuwe huisarts, maar zelf het origineel behoudt. De huisarts meldt aan de vader ook de naam van de nieuwe huisarts, zodat hij zich daar kan vervoegen met vragen over de gezondheid van zijn kinderen. Een met gezag beklede ouder heeft overigens recht op dergelijke informatie; een behandelend arts moet die informatie desgevraagd verschaffen.
Regels omgaan medische informatie
Verzamelen en verwerken van patiëntgegevens

Patiëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld.
Gegevens kunnen worden verzameld tijdens consulten, behandelingen of anderszins.
Doeleinden zijn:
gebruik in het kader van de te verlenen zorg (met name behandeling, consult, medicatie, doorverwijzing, overdracht);
gebruik voor de bewaking van de eigen kwaliteit en de praktijkaccreditering;
andere doeleinden, mits vooraf met de patiënt overeengekomen.

Organisatie van de informatiebeveiliging
De praktijk  heeft de volgende maatregelen genomen en werkafspraken gemaakt om zeker te stellen dat patiëntgegevens zorgvuldig worden behandeld.

a) Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding (geheimhoudingsformulier ondertekend).

b) Patiëntgegevens worden niet langer bewaard dan nodig; medische gegevens worden in beginsel vijftien jaren bewaard, of zoveel langer als redelijkerwijs nodig om verantwoorde zorg te kunnen leveren.

c) Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers (en betreffende programma’s) voorzien van een wachtwoord en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk.

Rechten van de patiënt

a) De patiënt heeft recht op inzage in alle gegevens die over hem zijn verzameld en verwerkt.

b) De patiënt heeft recht op een afschrift van de over hem of haar verzamelde en verwerkte gegevens; de praktijk verstrekt een afschrift na een verzoek van de patiënt en de praktijk kan hiervoor eventueel een redelijke vergoeding vragen.

c) De patiënt kan verzoeken om aanvulling en/of correctie van de verzamelde en verwerkte gegevens, voor zover deze onvolledig en/of feitelijk onjuist zijn.

d) De patiënt kan verzoeken om verwijdering of beperkt gebruik van de verzamelde en verwerkte gegevens.

e) Recht op inzage of afschrift en verzoeken om aanvulling, correctie,beperkt gebruik of verwijdering kunnen door de praktijk worden geweigerd voor zover dit noodzakelijk is ter bescherming van een aanmerkelijk belang van een ander (waaronder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die ander) en/of in geval bewaring op grond van een (wettelijk) voorschrift vereist is.

f) Wanneer de patiënt vindt dat dit reglement door de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, dan kan hij of zij een klacht indienen bij de praktijk.

g) Daar waar de patiënt zichzelf niet kan vertegenwoordigen, treedt de wettelijke vertegenwoordiger in zijn of haar plaats.

Volledige tekst KNMG richtlijn